Bagaimana Tetapkan Keutamaan Pengurusan Masa dalam Outlook

Bagaimana Tetapkan Keutamaan Pengurusan Masa dalam Outlook?

Jika anda belajar untuk menguruskan masa anda dengan menggunakan keutamaan dan merupakan pengguna Outlook, anda mungkin mahu menggunakan alat organisasi ini untuk membantu anda dengan perancangan. Anda boleh menetapkan keutamaan kepada tugas-tugas peribadi anda atau untuk melakukan senarai rendah, normal (sederhana), atau tinggi. Dengan versi Outlook yang baru, anda boleh menubuhkan keutamaan yang tinggi atau rendah untuk temu janji dan mesyuarat juga. Anda juga boleh menetapkan keutamaan kepada jawapan yang anda inginkan e-mel yang keluar atau yang datang. 

1. Untuk menetapkan keutamaan bagi tugas pada peribadi anda untuk melakukan list, buat tugas baru atau memilih untuk mengedit tugas yang sedia ada. Dari tetingkap tugas, klik drop-down sebelah bidang Keutamaan untuk memilih Tinggi (penting untuk melakukan fungsi), Normal (peringkat sederhana atau tindakan yang perlu tipikal), atau rendah (tidak penting atau baik untuk melakukan kerja). Jika anda tidak memilih keutamaan lalai adalah perkara biasa.  

Pastikan untuk menetapkan tarikh permulaan dan disebabkan. Sebaik sahaja anda menyimpan tugas, tugas itu akan muncul dalam anak tetingkap tugas anda atau senarai yang menunjukkan keutamaan hanya jika anda telah memilih untuk memaparkan bidang keutamaan dalam pandangan ini. Memaparkan keutamaan yang tinggi sebagai tanda seru (!), Keutamaan yang rendah ditunjukkan dengan anak panah yang menunjuk ke bawah, dan simbol tidak ditunjukkan untuk keutamaan Normal. 

NOTA: Untuk menambah bidang keutamaan untuk melihat, klik kanan pada pad tugas untuk mendapatkan menu pop-up. Pilih Customize View Semasa dari menu. Apabila kotak dialog muncul, pilih Fields yang dikehendaki menggunakan butang dan kemudian pilihan Tambah dalam tetingkap Bidang Show. 

2. Untuk menetapkan keutamaan bagi pelantikan, acara, atau mesyuarat, jadual pelantikan baru, acara, atau mesyuarat yang menggunakan tetingkap yang sesuai / bentuk dan menetapkan tarikh / masa. Untuk mewujudkan satu keutamaan yang tinggi, klik pada ikon tanda seru untuk menetapkan keutamaan, sebaliknya lalai adalah satu keutamaan Normal.
Dalam versi Outlook yang lebih tua, tidak ada ikon keutamaan yang rendah pada pelantikan atau mesyuarat tingkap. Ini mungkin disebabkan oleh prinsip pengurusan masa yang anda tidak harus sekali-kali melakukan masa anda untuk item keutamaan rendah. Namun, dalam tahun 2007 dan baru versi, keutamaan yang rendah boleh menggunakan ikon Arrow Down. 

3. Untuk mesej e-mel, anda boleh menetapkan keutamaan e-mel keluar atau diterima. Untuk menetapkan keutamaan pada e-mel anda menghantar, memulakan mesej baru dan sebelum menghantarnya, anda perlu untuk menentukan jika anda ingin untuk menetapkan keutamaan. Jika penerima mempunyai ciri keutamaan dalam alat e-mel mereka, mereka akan melihat keutamaan anda sebagai petunjuk dalam peti masuk mereka. Jika anda memerlukan tindak balas segera ke email anda, anda boleh menetapkan keutamaan yang tinggi dengan klik pada ikon tanda seru. 

 Segera biasanya bermaksud anda memerlukan maklum balas yang cepat, mungkin kadang-kadang dalam hari perniagaan atau tempoh 24 jam. Jika e-mel bertanda URGENT atau tinggi, penerima perlu diberi masa yang anda perlu tindak balas dalam badan e-mel, biasanya pada bahagian atas atau bahagian bawah teks. Jika e-mel untuk maklumat sahaja, maka anda mungkin mahu untuk menetapkan keutamaan rendah yang menggunakan ikon Arrow Down untuk menunjukkan penerima boleh membaca pada masa lapang mereka. Emel normal yang boleh memberi respons pada bila-bila masa dan oleh itu tidak harus mempunyai keutamaan yang ditetapkan ke atas mereka. 

Untuk menetapkan keutamaan pada e-mel yang anda telah diterima dalam peti masuk anda, anda mesti kanan klik pada e-mel untuk mendapatkan menu pop-up. Daripada menu, anda boleh memilih Pilihan untuk mendapatkan tetingkap Mesej Pilihan di mana anda boleh menetapkan semula keutamaan e-mel kepada apa sahaja yang anda mahu. Anda juga boleh menetapkan e-mel sebagai tetapan Kepekaan atau swasta yang lain dari tingkap ini. 

 Atau jika anda memilih dari menu pop-up, anda boleh memilih untuk Flag mesej untuk mengikuti dengan tarikh atau Tandakan sebagai Belum Baca baca semula di kemudian hari. Walau bagaimanapun, prinsip-prinsip pengurusan masa biasanya mengesyorkan penyerahan mel hanya sekali, ini biasanya bermakna anda harus memutuskan untuk membalas maka, berikan diri anda satu tugas yang bertarikh untuk menghantar balasan jika ia tidak segera, fail dalam folder jika ianya maklumat, atau sampah.

13 Tips Pengurusan Masa

Jika anda pernah bekerja sebagai guru sekolah, anda mungkin tahu bagaimana tips pengurusan masa adalah sangat berharga. Loceng akan bunyi setiap empat puluh minit dan tenaga anda diperlukan untuk bergerak sama ada anda sudah bersedia atau tidak. Dalam usaha untuk pelajar-pelajar anda untuk belajar apa yang mereka perlu belajar dalam jumlah terhad masa anda dengan mereka, maka jumlah masa yang terhad untuk dibelanjakan perlu digunakan dengan baik.

Guru yang berkesan ada tips pengurusan masa yang baik. Tips ini membantu mereka untuk mengurus beban kerja mereka dan mengendalikan pelajar dengan cara yang paling berkesan. Sama seperti di dalam kelas, tips pengurusan masa yang boleh membantu anda menjalani kehidupan yang lebih berkesan supaya hidup anda tidak terbazir kerana penggunaan tidak wajar masa.

Tiga belas tips Pengurusan Masa

1. Fikir secara mendalam tugasan yang akan anda untuk jalankan sebelum anda memulakan.

2. Jangan mengambil terlalu banyak tugasan pada masa yang sama.

3. Selesai satu projek dahulu sebelum memulakan yang baru.

4. Sentiasa berusaha untuk menyelesaikan semua yang anda bermula.

5. Memperkemaskan kertas kerja anda supaya anda tidak membuang masa pada duplikasi yang sia-sia.

6. Meminta bantuan. Mengagihkan semua tugasan dan bukannya melakukan segala-galanya diri anda.

7. Mengetepikan masa tanpa gangguan untuk menyiapkan projek supaya anda boleh mengelakkan gangguan.

8. Beri perhatian kepada arahan dan perbualan supaya anda mendapat maklumat tepat dari kali pertama.

9. Sebelum anda menjalankan suruhan, pastikan anda akan bersedia untuk tugasan.

10. Jadual temu janji anda pada waktu pagi supaya anda menjadi lebih teratur.

11. Tempatkan satu ruang bekerja supaya anda tidak membuang masa mencari item tidak kena pada tempatnya.

12. Pilih pakaian anda untuk pagi berikutnya dan mempunyai segala-galanya yang bersedia supaya anda tidak membuang masa anda di waktu pagi.

13. Sentiasa pastikan gas tangki anda separuh penuh atau lebih supaya anda tidak perlu berhenti apabila ia tidak hampir.

Masa amat berharga dan kita sering mengambil ringan. Kami sama ada mempunyai terlalu banyak atau terlalu sedikit.